La digitalización y catalogación audiovisual se refieren al proceso de convertir contenido visual analógico, como películas en formato de cinta o fotografías impresas, en formato digital para facilitar su almacenamiento, acceso y preservación. Este proceso implica la conversión de imágenes y sonidos analógicos en datos digitales que pueden ser gestionados de manera más eficiente.

La digitalización permite la conservación a largo plazo del material audiovisual, evitando la degradación natural asociada con los formatos analógicos. Además, facilita la distribución y accesibilidad del contenido, ya que los archivos digitales pueden ser fácilmente compartidos, copiados y transmitidos a través de diversas plataformas y dispositivos.
 
La catalogación audiovisual, por otro lado, es la organización sistemática de estos contenidos digitales. Implica asignar metadatos descriptivos y estructurar un sistema de clasificación que facilite la búsqueda y recuperación eficiente de los archivos. Estos metadatos pueden incluir información sobre el contenido, como título, fecha, lugar, participantes, entre otros, lo que facilita la indexación y referencia cruzada de los recursos audiovisuales.
En resumen, la digitalización y catalogación audiovisual son prácticas esenciales para preservar, organizar y facilitar el acceso a material visual, permitiendo que la riqueza cultural y creativa de estos recursos perdure y sea fácilmente explorada en la era digital.
 
Procesos echos por Yuma Video Cine:
 
Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano
Procesos de masterización, digitalización y catalogación materiales del acervo de memoria audiovisual de sus clientes como el archivo de Señal Memoria.
Medios Digitalizados y Catalogados: UMatic (3/4), Betacam, DVcam, MiniDV, VHS, Betamax y DVD. 
UT Yuma Digital. 
 
Teleislas
Procesos de masterización, digitalización y catalogación materiales del acervo de memoria audiovisual del canal Teleislas.
Medios Digitalizados y Catalogados: Betacam, DVcam, MiniDV, VHS y DVD. 
Yuma Video Cine.

El archivo audiovisual y sonoro del Sistema Estatal de Radio y Televisión de cualquier país se considera Patrimonio Cultural de la Nación y, por lo tanto, debe protegerse y salvaguardarse.

La UNESCO ha declarado la naturaleza patrimonial de los archivos audiovisuales y sonoros para los países miembros, destacando el valor del archivo como un sitio de patrimonio mundial debido al contenido contenido en sus registros. Esta declaración se incluyó en la Recomendación sobre la Salvaguardia y Conservación de Imágenes en Movimiento, adoptada por la UNESCO en octubre de 1980. Asimismo, los registros de manifestaciones culturales específicas de la nación se consideran Patrimonio Cultural Inmaterial, ya declarado o susceptible de serlo, de acuerdo con la "Convención para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial", adoptada por la UNESCO en 2003, así como en las Directrices para la Salvaguardia del Patrimonio Documental - Memoria del Mundo, de 2002.

A continuación, se describen las secciones de los documentos y la relevancia de su adopción para garantizar la preservación y conservación del archivo del Sistema de Televisión, con el objetivo final de promover la protección de documentos invaluables e irremplazables para la historia de los países:

Recomendación sobre la salvaguardia y conservación de imágenes en movimiento, adoptada por la UNESCO en octubre de 1980.

En ella, los estados miembros se adhieren a diferentes consideraciones en las que se valora a los archivos audiovisuales y sonoros como el patrimonio de las naciones, y se establece la salvaguardia como el deber de los estados miembros.
Cualquier daño infligido a ese patrimonio es irreversible, y cada Estado tiene el deber de "adoptar medidas apropiadas para la salvaguardia y conservación de imágenes en movimiento teniendo en cuenta las obligaciones impuestas por el derecho internacional".
Además, este documento recomienda una serie de medidas administrativas, legales y técnicas en las que se invita a los estados miembros a:

•    "Tomar medidas para que los archivos oficialmente reconocidos puedan adquirir para la salvaguardia y preservación cualquier parte o la totalidad de la producción nacional de su país".
•    "Adoptar todas las medidas necesarias para salvaguardar y preservar el patrimonio de imágenes en movimiento y, cuando sea posible, mejorar la calidad técnica; cuando esté involucrada la reproducción de imágenes en movimiento, se debe prestar debida atención a todos los derechos en las imágenes en cuestión".
•    "La salvaguardia y preservación de todas las imágenes en movimiento de producción nacional deben ser consideradas como el objetivo más alto. Sin embargo, hasta que los avances tecnológicos lo hagan factible en todas partes, en aquellos casos donde no sea posible, por razones técnicas de costo o espacio, grabar todas las imágenes en movimiento transmitidas públicamente o salvaguardar y preservar a largo plazo todo el material depositado, se invita a cada Estado Miembro a establecer los principios para determinar qué imágenes deben ser grabadas y/o depositadas para la posteridad, incluyendo grabaciones 'efímeras' que tengan un carácter documental excepcional. Aquellas imágenes en movimiento que, debido a su valor educativo, cultural, artístico, científico e histórico, formen parte del patrimonio cultural de una nación, deben ser retenidas en base a una prioridad. Cualquier sistema introducido con este fin deberá prever que la selección se base en el consenso más amplio posible de la opinión informada y deberá tener en cuenta especialmente los criterios de evaluación establecidos por la profesión archivística. Además, se debe tener especial cuidado para evitar la eliminación de material hasta que haya transcurrido suficiente tiempo para permitir la perspectiva necesaria. El material eliminado de esta manera deberá ser devuelto al depositante".

Directrices Generales para Salvaguardar el Patrimonio Documental - Memoria del Mundo, UNESCO 2002

El programa Memoria del Mundo, creado en 1992, se concibe con la premisa de que "el patrimonio documental del mundo pertenece a todos, debe preservarse y protegerse completamente para todos y, con el debido reconocimiento de las costumbres culturales y las prácticas, debe ser permanentemente accesible para todos sin obstáculos".

Entre los principios de preservación establecidos en las directrices, vale la pena destacar:

•    La documentación cuidadosa y el control de la colección, conocido como "buenas prácticas de conservación", son una condición previa para la preservación. Dependiendo del material en cuestión, el mecanismo puede ser un catálogo, un inventario o alguna otra forma de registrar la forma y el contenido de una colección hasta el nivel de los portadores individuales.
•    Los entornos de almacenamiento, incluidos la temperatura, la humedad, la luz, los contaminantes del aire, los animales e insectos, la seguridad física, deben ser, en la medida de lo posible, los adecuados para maximizar la vida útil de los portadores almacenados.
•    Conservar un documento original y proteger su integridad significa que no se pierde información y que se mantienen abiertas todas las opciones futuras para la preservación y el acceso. Los documentos originales a menudo tienen un valor intrínseco que nunca se acumulará en una copia.
•    Poner en riesgo la preservación a largo plazo para satisfacer la demanda de acceso a corto plazo siempre es una tentación, y a veces una necesidad política, pero es un riesgo que debe evitarse si es posible.

"Convención para la Salvaguardia del Patrimonio Inmaterial", adoptada por la UNESCO en 2003.

La importancia de valorar el contenido del archivo del Sistema Estatal de Radio y Televisión de Panamá dentro de la definición de Patrimonio Inmaterial radica en el carácter único de los contenidos que lo componen, relacionados con los registros de momentos históricos para el país grabados en soportes audiovisuales y sonoros.

De acuerdo con la convención de 2003, la UNESCO define el patrimonio inmaterial como cualquier patrimonio que debe ser salvaguardado y significa "las prácticas, representaciones, expresiones, conocimientos, habilidades, así como los instrumentos, objetos, artefactos y espacios culturales asociados a estos, que las comunidades, grupos y, en algunos casos, individuos reconocen como parte de su patrimonio cultural. Este patrimonio cultural inmaterial, transmitido de generación en generación, es constantemente recreado por comunidades y grupos en respuesta a su entorno, su interacción con la naturaleza y su historia, y les proporciona un sentido de identidad y continuidad, promoviendo así el respeto por la diversidad cultural y la creatividad humana."

En las recomendaciones de la Convención, los estados deben:

•    Artículo 11:
a) Adoptar las medidas necesarias para garantizar la salvaguardia del patrimonio cultural inmaterial presente en su territorio.
b) Identificar y definir los diversos elementos del patrimonio cultural inmaterial presentes en su territorio, con la participación de comunidades, grupos y organizaciones no gubernamentales relevantes.

•    Artículo 13:
d) Adoptar medidas legales, técnicas, administrativas y financieras apropiadas destinadas a:
(...) iii. Establecer instituciones de documentación para el patrimonio cultural inmaterial y facilitar el acceso a ellas.

Directrices Operativas 1.3.- 3
Se alienta a los Estados Partes a proponer programas, proyectos y actividades nacionales, subregionales o regionales para la salvaguardia del patrimonio cultural inmaterial.

El archivo gestionado por los sistemas de televisión tiene condiciones especiales y no tiene antecedentes representativos comparables, por lo que, a las directrices citadas anteriormente, deben agregarse las obligaciones a cargo de cada canal derivadas de las regulaciones de cada país.

INTEGRIDAD DE LA INTERVENCIÓN TÉCNICA

La intervención técnica (preservación y conservación) de este tipo de archivos exige el uso de espacios que cumplan con los estándares de humedad, temperatura y protección contra incendios, así como tecnología y recursos humanos especializados, que permitan garantizar procesos que cumplan con los estándares internacionales en términos de preservación digital.

Fases de la Intervención

FASE I – RECEPCIÓN.

La intervención técnica requiere condiciones ambientales y de asepsia adecuadas, además del uso de recursos humanos, técnicos y tecnológicos que garanticen una buena calidad en los archivos digitales resultantes del proceso de digitalización.
Esta fase incluye la ejecución de procesos técnicos para la recepción de materiales, inventario y limpieza externa, procesos que se ejecutarán en todos los soportes audiovisuales a intervenir. Si es necesario, también incluiría el traslado de los soportes audiovisuales a Bogotá D.C. (Colombia).

1)    Recepción de materiales.
2)    Inventario.
3)    Empaque y envío.
4)    Almacenamiento con supervisión técnica.
5)    Limpieza externa.

FASE II – LIMPIEZA INTERNA.

Esta fase incluye la digitalización de los soportes audiovisuales priorizados que permitirán tener información en formatos digitales de alta calidad, de los contenidos de los soportes disponibles para intervención.

1)    Limpieza interna (limpieza de cintas audiovisuales).
Entregables: Para el proceso de limpieza interna, se entregará una base de datos que refleje los resultados del proceso.

2)    Digitalización con Control Automatizado. Para el proceso de digitalización de video analógico, se entregarán dos copias de los materiales digitalizados, que contendrán las versiones de alta resolución para fines de conservación (ProRes 422HQ) y las versiones de baja resolución para fines de consulta y catalogación (H264). Estos materiales se entregarán en cintas LTO-8. Asimismo, se entregará un disco duro que contendrá las versiones de baja calidad, lo que facilitará el acceso para consulta y una base de datos que relacionará los problemas técnicos encontrados durante el proceso.

FASE III – CATALOGACIÓN BÁSICA Y AVANZADA Y RESTAURACIÓN.

Catalogación: Se realiza una descripción del contenido de cada uno de los documentos audiovisuales. Implica la descripción, entre otros, del contexto de producción, los atributos de contenido y las características físicas de cada unidad:

La catalogación aborda los siguientes principios:

1.   Recuperación de contenido a partir de la creación de metadatos.
2.   Interoperabilidad de bases de datos.
3.   Evaluación histórica del material.

a) Catalogación básica.
b) Catalogación avanzada.

Selección de elementos para la restauración física. En conjunto con representantes del Sistema de Televisión debidamente autorizados para este fin, se establecerá una priorización para la restauración de soportes audiovisuales con dificultades de reproducibilidad detectadas en las fases anteriores. En esta actividad, se considerarán diferentes parámetros como formatos, estado de conservación de los soportes, fecha de producción e importancia histórica de los materiales, entre otros.